ERP-systeem als SaaS oplossing

ERP-systeem als Software-as-a-Service, kortweg SaaS, ligt momenteel op ieders lippen. Welke voordelen er zijn en hoe jouw bedrijf daar ook van profiteert.

De druk op bedrijven om hun eigen processen te digitaliseren neemt al jaren gestaag toe. Tegelijkertijd groeit echter ook de onzekerheid over digitalisering en nieuwe technologieën. De kloof tussen kleine en grote bedrijven op het gebied van het gebruik van digitale applicaties en moderne softwareomgevingen wordt steeds groter. 

Maar al te vaak is er een vooroordeel dat een ERP-systeem alleen voor grote bedrijven is. Maar het is juist de cloud die hier een remedie biedt. ERP-software als Software-as-a-Service, kortweg SaaS, helpt kleine bedrijven om innovatieve ERP-software op een ongecompliceerde en kostenbesparende manier in te zetten. Hoe mkb’ers precies profiteren van het SaaS-model lees je hier. 

Wat is SaaS?

SaaS of Software-as-a-Service is een onderdeel van cloud computing waarbij klanten samen met de IT-infrastructuur softwareprogramma’s aangeboden krijgen. De software wordt in de cloud geïnstalleerd en via deze gebruikt. Op deze manier worden opslag en rekenkracht uitbesteed. Het enige dat nodig is voor het gebruik van het programma is een stabiele internettoegang en een bijbehorend apparaat.

Voor het gebruik van de software wordt dan een licentievergoeding gemaakt voor een tijdje, die niet alleen de opslag en rekenkracht dekt, maar ook het onderhoud en de verdere ontwikkeling van het systeem. Het grote voordeel voor bedrijven is het elimineren van de behoefte aan een eigen IT-infrastructuur en hun eigen onderhoud en service. 

Functies van ERP systeem in de cloud

Of een ERP-systeem afkomstig is uit de cloud of lokaal heeft meestal geen grote invloed op het functionele framework. Veel, vooral grote ERP-leveranciers verschuiven momenteel hun core business naar de cloud, dus de focus op het gebied van verdere ontwikkeling van functies is hier eerder te vinden. 

Naast klassieke modules zoals CRM, HRM, DMS, WMS, productie of finance zijn er ook moderne modules voor global supply chain management in het SaaS-model. Dit maakt het mogelijk om de gehele waardeketen van een product in kaart te brengen in uw eigen software. Vooral in de cloud bieden SCM-modules enorme voordelen dankzij de eenvoudige integratie van gegevens en locatieonafhankelijke toegang ertoe. 

Voordelen van het SaaS-model

Het SaaS-model biedt met name kleine en middelgrote bedrijven tal van voordelen ten opzichte van traditionele licentieaankopen, maar heeft op sommige plaatsen ook bepaalde nadelen. Laten we eerst eens kijken naar de positieve aspecten van het SaaS-model. 

Eenvoudig te implementeren en te gebruiken 

Als een bedrijf besluit om een ERP-systeem uit de cloud te gebruiken, worden veel voorbereidende stappen weggelaten die normaal gesproken nodig zouden zijn bij het aanschaffen van een licentie. Na een korte aanpassingsfase en eventueel noodzakelijke training kan het systeem relatief snel in uw  eigen bedrijf worden gebruikt. 

Laag beleggingsrisico

In plaats van een compleet ERP-systeem te kopen, huurt u licenties volgens uw behoeften en betaalt u meestal een maandelijks gebruiksbedrag. Zo is niet alleen de initiële investering aanzienlijk lager, u zit ook financieel minder diep in het systeem en kunt deze in geval van nood makkelijker wijzigen. 

Mobiel gebruik

Tegenwoordig wordt locatieonafhankelijk werken steeds belangrijker. Medewerkers moeten onderweg toegang hebben tot de gegevens uit het systeem en tegelijkertijd gegevens kunnen invoeren.  Met ERP-software uit de cloud hebben medewerkers overal toegang tot het systeem. Dit versnelt de processen enorm en zorgt voor meer transparantie. 

Nadelen van het SaaS-model

Er zijn ook enkele nadelen aan het gebruik van het SaaS-model in tegenstelling tot het conventionele gebruik van het systeem. 

Afhankelijkheid van hoster

Een nadeel van het SaaS-model is zeker de afhankelijkheid waarin men als bedrijf binnenkomt. Als de server niet bereikbaar is, kunt u uw ERP-systeem niet gebruiken. Veel cloudoperators hebben tegenwoordig echter toegankelijkheidspercentages van meer dan 99% en werken er voortdurend aan om deze verder te verhogen. 

Minder aanpassingen aan het ERP-systeem

Als u een ERP-systeem koopt, heeft u de mogelijkheid om het vrij aan te passen zoals u dat wilt. Anders in de cloud. Hier heb je geen toegang tot de broncode en heb je minder aanpassingsmogelijkheden. Maar ook daar heeft de markt al oplossingen voor. Dankzij tal van kant-en-klare functieblokken kunnen gebruikers ook hun eigen applicaties in de cloud modelleren. 

Privacy 

Volgens de vereisten van de AVG en andere wettelijke bepalingen is een bedrijf verantwoordelijk voor de bescherming van zijn gegevens. Als je ze uploadt naar een cloud, verdwijnt je eigen invloed op de gegevensbescherming. Daarom moet een overeenkomstige overeenkomst worden gesloten met de hoster om de gegevens te beschermen. De waarheid is echter dat de gegevens in een cloud meestal veel beter beschermd zijn dan op uw eigen lokale servers.