5 Redenen waarom je de migratie en het Office 365 beheer wilt uitbesteden

Alle grote bedrijven standaardiseren, waar mogelijk, op Microsoft oplossingen. Vaak om de productiviteit, effectiviteit en communicatie te verbeteren op de werkvloer. IT managers zijn al overtuigd van de toegevoegde waarde van het de migratie naar Microsoft en Office 365 beheer. Zij hebben met regelmaat te maken met drempels. Office 365 zorgt ervoor dat het bedrijf effectiever geleid kan worden, omdat je niet langer te maken hebt met afzonderlijke softwarepakketten. 

Office 365 maakt het mogelijk om op kantoor, thuis of op een flexplek te werken. Zolang er wifi is, kun je connecten met de cloud en bij al je bestanden. Je beschikt altijd over de nieuwste softwareversie en het is mogelijk om in realtime bestanden te maken, bewerken en delen. Office 365 is een combinatie van de meest bekende samenwerkings-, communicatie- en productiviteitstools van Microsoft. Medewerkers kunnen waar ze ook zijn, vanaf ieder apparaat, aan de slag. 

Migratie en Office 365 beheer uitbesteden

Jullie hebben besloten de migratie en Office 365 beheer uit te besteden, dat is super. Maar misschien ben je nog aan het twijfelen of je de migratie en het beheer zelf wilt doen of uit wilt besteden. Om een goede beslissing te kunnen maken is het advies om te starten met het evalueren van de risico’s. Zo ga je met de juiste verwachting het project aan. Om een beeld te schetsen, een typisch Office 365 migratie project van 25 gebruikers omvat gemiddeld:

• 5 fasen

• Ruim 200 taken

• Rond de 40 uur inspanning 

• Over een tijdlijn van 2-6 weken

Het is vooral belangrijk dat de migratie en het beheer goed wordt uitgevoerd en onderhouden. Wanneer mogelijk is het altijd een verstandige keuze om dit uit te besteden. We geven je 5 redenen waarom.

1. Ervaring met migratie en Office 365 beheer

Misschien wel de belangrijkste reden om de migratie en Office 365 beheer uit te besteden. Zeker wanneer je geen ervaring hebt met het uitvoeren van cloud migraties en beheer. Het gaat om een specifieke tak van sport waar veel verantwoordelijkheid bij komt kijken. Een externe leverancier is hierin gespecialiseerd. Doordat ze deze werkzaamheden met regelmaat uitvoeren weten ze precies waar ze op moeten letten om het in goede banen te laten lopen.

2. Gegarandeerd kwaliteit 

Met wat wikken en wegen kun je zelf een heel eind komen. Dan is het nog maar de vraag of alle gegevens, instellingen en personalisatie-items zijn overgebracht. Het missen van enkele belangrijke kenmerken kan grote negatieve gevolgen hebben voor jouw bedrijf. Daarnaast heeft het een negatief effect op de productiviteit. Het nalopen en instellingen opnieuw wijzigen kan veel tijd in gaan zitten. 

3. Werknemer kosten voor de eindgebruiker

Wanneer bij de migratie of Office 365 beheer problemen optreden, dan kan dit leiden dat gebruikers niet langer gebruik kunnen maken van de software. Dit heeft een enorme impact op de bedrijfsvoering. De extra tijd die iedere werknemer moet besteden aan het oplossen van het probleem gaat af van de tijd die ze aan hun reguliere werkzaamheden moesten besteden. Dit leidt tot een verlaging van de omzet. 

4. Verlagen van risico’s

Het is belangrijk om als bedrijf up to date te zijn en dat de software goed wordt beheerd. Doe je dit niet, dan zitten daar risico’s aan verbonden. Kies je ervoor om zelf alles over te zetten? Ook daar zitten risico’s aan verbonden. Een fout zit in een klein hoekje, maar kan in deze situatie grote gevolgen hebben. Door het overzetten en het Office 365 beheer uit te besteden zorg je voor minder risico’s.

5. Bezetting IT-personeel

Het overzetten van Microsoft naar Office 365 kan met behulp van het eigen IT-personeel. Doordat het overzetten een arbeidsintensief proces is, zijn zij niet beschikbaar voor ander werk. Afhankelijk van hun ervaring kan het zijn dat ze meer tijd nodig hebben dan aangegeven hierboven. Kun je deze mankracht niet missen? Dan is het wijsheid om te kiezen om het uit te besteden.