Wat u als zzp'er moet weten over een kilometerregistratie

Maakt u ook privé gebruik van een zakelijke auto? Dan bent u ook als zzp’er verplicht om een kilometerregistratie bij te houden. Vergeet dit vooral niet te doen. Het kan u namelijk extra voordeel opleveren bij de Belastingdienst. Zo betaalt u geen bijtelling wanneer u minder dan 500 kilometers privé rijdt met uw zakelijk voertuig. Tenminste, wanneer u een sluitende en overzichtelijke kilometerregistratie bijhoudt. 

Kijkt u als ondernemer op tegen alle administratieve bijzaken? Lees dan vooral verder. In dit blog vertellen wij u hoe u als zzp’er een kilometerregistratie bijhoudt, maar ook wat de voor- en nadelen zijn. 

Kilometerregistratie voor zzp’ers

Als zzp’er zijn genoeg situaties te bedenken waarom een zakelijke auto handig is. Bijvoorbeeld wanneer u producten bezorgt, diensten levert of regelmatig onderweg bent naar klanten. Auto rijden is niet goedkoop. Daarom is het ook niet logisch om twee auto’s voor de deur te hebben staan. De kans is groot dat u met uw zakelijke auto ook privékilometers rijdt. Dan ontkomt ook u niet aan fiscale bijtelling. Ben geen dief van uw eigen portemonnee en voorkom bij telling door het bijhouden van een sluitende kilometerregistratie.  

Een kilometerregistratie of rittenregistratie betekent dat u alle gereden zakelijke en privékilometers bijhoudt. Deze administratie moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen, voor de Belastingdienst deze goedkeurt. 

Checklist voor het bijhouden van een kilometerregistratie:

• Datum van de rit

• Plaats van vertrek en bestemming

• De gereden route en of er sprake is van omgereden kilometers

• Kilometerstand bij het begin en eindpunt van de rit

• Het type rit (privé of zakelijk)

Al deze onderdelen moet u bij iedere rit noteren. Doet u dit niet? Dan riskeert u een boete. Bent u bang dat u een rit vergeet of dat u niet alle juiste informatie noteert? Dan biedt een automatische kilometerregistratie uitkomst. 

Handmatige versus automatische kilometerregistratie 

We gaven al kort aan dat u een kilometerregistratie handmatig of automatisch kunt bijhouden. Wanneer u een eenmanszaak bent dan kan het voor u interessanter zijn om de gegevens in een Excel spreadsheet bij te houden. Het is belangrijk dat u dit structureel blijft doen om de kans op fouten te verkleinen. Een handmatige registratie is dus niet zonder risico’s en kost u meer tijd die u liever besteedt aan uw bedrijfsvoering.  

Daarom kiezen de meeste ondernemers voor een automatische kilometerregistratie. U bent hiermee verzekerd dat uw administratie altijd voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Veel zzp’ers houden de boot af omdat dit systeem een maandelijkse investering is. Maar vergis u niet. Doordat u geen risico’s heeft op boetes, onnodige bijtelling en extra tijd overhoudt, kan het u op de lange termijn meer opleveren dan dat het kost.  

Het belangrijkste is dat u voor uzelf nagaat of u veel privékilometers maakt met uw zakelijk voertuig. Pas wanneer dit het geval is, is het interessant om te kijken naar de mogelijkheden voor een automatische kilometerregistratie. Laat u vooral door experts of zzp’ers binnen uw omgeving informeren naar een oplossing die passend is voor uw zakelijke situatie.