Krijg in je organisatie weer grip op IT middelen

In de loop van de tijd krijg je vaak binnen een organisatie met steeds meer IT middelen te maken. Wanneer je deze middelen niet goed hebt vastgelegd, dan kun je het overzicht verliezen. Dit kan leiden tot onnodige kosten. Het is dan ook een gemiste kans als je hier niet systematisch mee omgaat.

Waar een medewerker voorheen een vaste werkplek had met een desktop, heeft tegenwoordig bijna iedere medewerker een laptop. Ook andere IT middelen zoals mobiele telefoons en tablets zijn hierbij gekomen. Door het groeiende aantal IT middelen en het flexibele werken, is het daarom steeds lastiger om grip te houden op alle IT middelen die in omloop zijn. Dit geldt niet alleen voor hardware, maar ook voor software.

Breng je IT middelen in kaart

Om weer een beeld te krijgen van al je IT middelen zou je kunnen starten met het maken van een overzicht van alle IT middelen die iedere medewerker in bezit heeft en de IT middelen die in je kantoorpand aanwezig zijn. Registreer typenummers van de apparatuur en de locatie waar je deze middelen kan vinden. Je kan de apparatuur bijvoorbeeld koppelen aan een fysieke ruimte of een specifieke medewerker. In coronatijd is het belangrijker dan ooit om dit overzicht te behouden, omdat je vaak ziet dat medewerkers ook apparatuur mee naar huis nemen die normaal gesproken gekoppeld zijn aan een ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beeldschermen.  Registreer je dit niet, dan heb je kans dat je bepaalde apparatuur nooit meer zal kunnen traceren. Om een overzicht te verkrijgen van alle software zou je kunnen nagaan welke software per type apparaat en/of afdeling wordt gebruikt. Daarnaast is het zinvol om een overzicht bij de financiële afdeling op te vragen van alle IT kosten. Op deze manier kun je ontdekken waar je licentie- en onderhoudskosten voor betaald. Ongetwijfeld dat je hierbij meteen tegen kostenbesparingsmogelijkheden aan loopt.

Maak gebruik van een CMDB

Nadat je al je software en hardware in kaart hebt gebracht, is het van belang om deze data in een systeem te registeren en deze data blijven te beheren. Een CMDB (Configuration Management Database) is hier een goede oplossing voor. In een CMDB sla je namelijk alle informatie op over bedrijfsmiddelen die beheerd moeten worden om IT dienstverlening te kunnen leveren binnen je organisatie. Het voordeel van een CMDB is dat je deze informatie ook kan koppelen aan andere processen zoals bijvoorbeeld incidentbeheer.

Registratie van je IT middelen en het beheer hiervan zijn inherent aan elkaar verbonden. Alleen met een goed CMDB systeem ben je er dus nog niet. Het is van belang dat deze data continue up-to-date blijft door ondersteunende processen.